"De juiste tijd kiezen is tijd besparen". Deze uitspraak deed de Engelse staatsman Sir Francis Bacon al in het begin van de 18e eeuw. Een visie die in onze tijd van flexibilisering van werktijden en hoge arbeidskosten alleen maar aan actualiteit heeft gewonnen. Kantoren, industrieën, opleidingsinstituten en ziekenhuizen. Overal waar groepen mensen komen en gaan, werken, eten, vergaderen wordt tijd gespendeerd. Uw tijd of de hunne?

Attend-It is een moderne software-toepassing van eigen bodem die de tijd voor u op eenvoudige wijze onder controle houdt. Het programma assisteert u bij het vinden van mogelijke besparingen, waardoor rentabiliteit en concurrentiepositie van uw organisatie kunnen toenemen. Attend-It integreert de bewaking van de aanwezigheid met de verzuimregistratie. Omdat Attend-It is opgezet vanuit een administratieve invalshoek, is de koppeling met uw centrale administratie op doorzichtige wijze te realiseren.

Voordelige hard- en software Voordelige hard- en software

In combinatie met de bijbehorende registratieterminals beschikt u over een kosteneffectieve oplossing voor zowel stand-alone als netwerkgebruik. Deze terminals zijn speciaal ontwikkeld voor registratiedoeleinden en zijn daardoor eenvoudig te bedienen. Registratie vindt plaats met behulp van barcodes, magneetkaarten of contactvrije media (Proximity). Ook combinaties zijn mogelijk. Medewerkers die over een PC beschikken, kunnen gebruik maken van de terminalemulatie van Attend-It om daarmee hun boekingen te doen.

Flexibele inrichting Flexibele inrichting

De contractafspraken worden in Attend-It vastgelegd met behulp van werkroosters. De uiterst flexibele opzet hiervan biedt u de garantie dat uw specifieke situatie moeiteloos kan worden vastgelegd en bewaakt. Feestdagen worden aan de hand van een eeuwigdurende kalender automatisch door Attend-It herkend. Zo kunnen fouten die bij het administreren van dit soort bijzondere dagen gemakkelijk kunnen worden gemaakt, worden voorkomen. Voor ploegendiensten is er een perioderooster, waarin wordt vastgelegd op welke data van werkrooster wordt gewisseld. Het aantal contractafspraken en roosters is onbeperkt. Hiermee wordt een grote mate van flexibiliteit bij de toepassing in uw organisatie verkregen.

Gedurende de werkdag hebt u een "real-time" inzicht in wie wel of niet aanwezig is.

Vakantie, snipperdagen, dienstreizen en andere geplande afwezigheid worden vooraf in een register vastgelegd of op de terminals ingegeven. Deze registraties worden automatisch bij de dagelijkse dagopening doorgevoerd. Ziekmeldingen worden na ingave volledig automatisch afgehandeld.

De doorzichtige opzet van de programmatuur en de on-line hulpinformatie staan borg voor een snelle invoering van het pakket.

Volledige integratie Volledige integratie

Voor de koppeling van Attend-It aan de salaris- en verzuimadministratie zijn er interfaces beschikbaar. Een voorbeeld daarvan is de koppeling met E-Salaris (DOS) van Exact Software B.V. en met MultiPay van ADP.

Gebruiksvriendelijk klokken Gebruiksvriendelijk klokken

Iedere werknemer meldt zich bij aanvang van het werk op één van de terminals aan. Bij die gelegenheid kan de werknemer desgewenst het aantal gewerkte uren en de nog beschikbare vakantie opvragen. De registratie geschiedt door middel van de personeelskaart. Het komen en gaan van de medewerkers wordt in Attend­It onmiddellijk zichtbaar. Er kan dus steeds worden vastgesteld wie aanwezig is. Deze informatie kan desgewenst op een optioneel aanwezigheidspaneel worden getoond, bijvoorbeeld bij de receptie of telefooncentrale.

Solide controleprocedure Solide controleprocedure

De op de terminals gemaakte boekingen worden door het programma automatisch op onregelmatigheden gecontroleerd. In deze verwerkingsfase wordt onder andere gecontroleerd of werknemers volgens de door u vastgelegde werkroosters hebben gewerkt. Zodoende komen gegevens als te laat, verzuim, overwerk, ziekte etc. naar voren. Indien afwijkingen op het normale patroon worden gesignaleerd, zal het pakket de betreffende boekingen markeren. De aldus gemarkeerde boekingen kunnen op een afwijkingenlijst per afdeling worden afgedrukt, zodat de betreffende medewerkers op eenvoudige wijze hierop kunnen worden aangesproken. Eventuele correctie van de uurboekingen geschiedt met behulp van een praktisch opgezette functie.

Correctie van de uurboekingen Correctie van de uurboekingen

Aan de hand van de afwijkingenlijst kunnen de uurboekingen die uw aandacht behoeven worden gecorrigeerd. Dat kan nodig zijn, bijvoorbeeld omdat werknemers zich niet hebben afgemeld aan het einde van een werkdag. In dat geval dient de correcte eindtijd te worden opgevraagd aan de werknemer. Deze eindtijd wordt dan vastgelegd in plaats van de eindtijd die Attend-It heeft aangenomen, in dit voorbeeld het einde van het dagrooster. Ook kan het zijn dat een snipperdag is ingepland en de werknemer toch op het werk is verschenen. Dit wordt door Attend-It op de afwijkingenlijst tot uitdrukking gebracht. De correctie vindt plaats door op de betreffende boeking "in te zoomen" en de correcte gegevens in te voeren.

Inzichtelijke historie Inzichtelijke historie

Zodra de boekingen van een dag zijn gecorrigeerd kunnen ze worden aangemerkt als afgehandeld. Dit geschiedt door ze door te boeken naar de uurhistorie. Vanuit deze historie kunnen velerlei rapporten worden afgedrukt. Exporteren van de uurgegevens geschiedt eveneens vanuit de historie. Daardoor is de aansluiting met het externe administratieve pakket gewaarborgd.

Hulp bij verzuimbestrijding Hulp bij verzuimbestrijding

Indien een werknemer zich ziek meldt, dan wordt dit in Attend­It vastgelegd. Vanaf dat moment zal gedurende de ziekteperiode elke dag een boeking worden aangemaakt met als uursoort ziekte. Het aantal uren van deze boekingen wordt bepaald aan de hand van het voor die werknemer op dat moment geldende dagrooster. Zodra de werknemer weer klokt zal hij automatisch weer beter worden gemeld. Hiervan wordt ter controle een melding op het afwijkingenoverzicht afgedrukt.

Vakanties, snipper- en ATV dagen worden in een afwezigheidsregister vastgelegd en automatisch tot boekingen verwerkt. Ook kunnen in dit register produktieve uursoorten als dienstreis etc. worden vastgelegd.

Attend-It biedt de mogelijkheid om van een willekeurige reeks werknemers over een willekeurige periode informatie op te vragen betreffende ziekteverzuim, doktersbezoek, specialist etc. De detaillering van de verzuimregistratie wordt door uzelf bepaald en kan daardoor per organisatie op maat worden toegesneden. Omdat deze gegevens als "bij-effect" van de werktijdregistratie ontstaan, bent u in staat om zonder veel extra inspanningen eventuele knelpunten in uw organisatie op te sporen en te bewaken. Attend-It's Report Writer is een uitstekend hulpmiddel om door u zelf gespecificeerde analyses uit te voeren. Op dezelfde manier kan rapportage in het kader van de wetgeving inzake Verzuimrregistratie en Evenredige Arbeidsdeelname worden afgedrukt.

Papierbesparende rapportage Papierbesparende rapportage

Attend-It biedt u een uitgekiende reeks standaardrapporten. Zo is er rapportage van de urenrealisaties per man en per afdeling. De eerder genoemde afwijkingenlijst vormt een belangrijk hulpmiddel bij de correctie van de geregistreerde uren. Produktieve en improduktieve uren van werknemers worden direct cumulatief bijgehouden. Periode-realisaties worden in detail bewaard en kunnen gesorteerd op afdeling, werknemer of datum al dan niet in verkorte vorm worden afgedrukt. Bij het afdrukken op het beeldscherm kan zowel horizontaal als verticaal door de rapporten worden 'gescrold', waarbij u het rapport, of een selectie daaruit, alsnog op de printer kunt afdrukken. In deze schermafdruk kan Attend-It - ongeacht de grootte van het rapport - zeer snel naar gezochte gegevens springen.

Veelzijdige rapportgenerator Veelzijdige rapportgenerator

Voor het samenstellen van uw eigen rapportage is een "Windows Report Writer" beschikbaar. De mogelijkheden van deze optie zijn zeer uitgebreid. Door de WYSIWYG (What You See Is What You Get) opzet kunnen alle gegevens uit Attend-It op het beeldscherm naar de gewenste positie worden gemanoeuvreerd, zodat direct inzicht in het resultaat wordt verkregen. De mogelijkheid om condities, formules etc. in het rapport op te nemen maakt het gebruik van de rapport generator nog veelzijdiger. Tenslotte kan de Report writer gegevens uit programma's die gebruik maken van o.a. D-Base, B-Trieve, Paradox en ASCII bestanden gecombineerd met de gegevens uit Attend-It afdrukken.

Gekoppelde toegangscontrole Gekoppelde toegangscontrole

Als u gebruik wenst te maken van de toegangscontrolefuncties van de registratieterminals, dan kunt u vastleggen op welke dagen en tijden de medewerkers toegang hebben tot welke deuren. Ook kunnen deze toegangsrechten worden verdicht tot groepen medewerkers. De terminals beschikken over uitgebreide faciliteiten voor het openen van deuren, tourniquettes, slagbomen etc. Daarnaast zijn verschillende waarschuwingsfuncties ingebouwd. De binnen-buiten meldingen worden automatisch naar de werktijdregistratie doorgevoerd.

Milde gebruiksvoorwaarden Milde gebruiksvoorwaarden

Attend-It draait op Windows PC's onder andere op een Novell Netware of Windows NT/2000/2003 netwerk. Uw PC dient IBM-PC compatibel te zijn en van een harddisk te zijn voorzien waarop minimaal 35 Mb. vrij is. Als processor is een Pentium op 366 Mhz. of hoger geschikt. Attend-It draait op Windows 98/NT of Windows 2000 of XP Professional. Als beeldscherm is een SVGA beeldscherm geschikt. Voor de koppeling van het tijdregistratienetwerk is minimaal een vrije RS-232 poort nodig. Voor de bekabeling van het terminalnetwerk wordt goedkope 4-aderige afgeschermde telefoonkabel of CAT-5 UTP netwerkkabel gebruikt. Bij veel implementaties kan ook gebruik gemaakt worden van UTP Ethernet netwerken.