E-Servicedienst is het gereedschap bij uitstek voor de automatisering van de serviceadministratie. Hierbij is een volledige integratie met de overige Exact modules te realiseren. Toch blijft er nog iets te wensen over. Ook een optimaal ingerichte serviceadministratie blijft immers nog steeds afhankelijk van de aangeleverde gegevens. In veel serviceorganisaties kan de kwaliteit van de door de buitendienst aangeleverde rapportage aanzienlijk worden verbeterd. Zo staat menig administrateur niet verbaasd meer van een tiental werkuren die tussen acht en vijf uur worden “geschreven”. Of van de toepassing van artikelen die nimmer zijn ingekocht en dus niet in het artikelbestand voorkomen. Dat het uitzoeken en “gladstrijken” van dit soort registratiefouten veel tijd en ergernis kost behoeft geen betoog.

Om ook dit aspect van de serviceadministratie te optimaliseren heeft Modest Automatisering een koppeling tot stand gebracht met handterminals (PDA's). Deze oplossing, Service-It genaamd, bestaat uit programmatuur voor de handterminals en een centraal communicatieprogramma.

De monteur werkt niet langer met urenbriefjes, materiaalstaten etc. Alle nodige gegevens worden op de handterminal ingegeven en daar direct gecontroleerd. Zo zal het niet mogelijk zijn om niet bestaande artikelen of uursoorten in te voeren. Bovendien kan met behulp van een bonprinter een afdruk in duplo worden gemaakt van de door de monteur samengestelde servicebon. De klant kan zodoende voor accoord tekenen, zodat discussies over de gefactureerde werkzaamheden tot het verleden zullen behoren.

Na thuiskomst plaatst de monteur de handterminal in een oplaad en communicatiestation, waarna de terminal automatisch naar de communicatieserver op kantoor belt. Zodra de verbinding tot stand is gebracht, worden alle voor de monteur ingeplande service-orders naar de handterminal verzonden. Tevens worden de boekingen van de vorige dag opgehaald en tot E-Servicedienst boekingen verwerkt. Omdat het in een service-organisatie regelmatig voorkomt dat storingen of andere niet ingeplande orders moeten worden uitgevoerd, kan de monteur zelf orders op de terminal aanmaken. Daartoe behoeft deze uitsluitend het order- en servicenummer in te tikken. De rest van de ordergegevens wordt in de centrale administratie vastgelegd.

De voordelen zijn duidelijk: met de implementatie van Service-It en E-Servicelink is het niet langer noodzakelijk de servicebonnen met de hand te schrijven. Hierdoor is zoekwerk bij slecht leesbare of anderszins onduidelijke bonnen niet meer nodig. Deze duidelijkheid naar zowel administratie als klant zal discussies met deze partijen tot het verleden doen behoren. Bovendien behoeven de boekingen niet meer vanaf de servicebonnen te worden overgetikt zodat fouten die daarmee kunnen ontstaan ook worden voorkomen. In de praktijk valt hierdoor een aanzienlijke efficiency verbetering te bereiken. Tenslotte kunnen de boekingen met behulp van deze oplossing sneller worden doorgevoerd naar de facturering. Ook hier is een directe besparing in het aantal debiteurendagen te bereiken.